Как проверить фирму в Германии перед сделкой: реестры и проверка партнёра

Проверка контрагента - обычная часть деловой практики, а не «слежка». В Германии основные сведения о фирме есть в официальных реестрах, и часть из них открыта бесплатно. Ниже - пять реестров, которые стоит проверить перед сделкой: что в них видно, как получить доступ и где их возможности заканчиваются.

Handelsregister: существует ли фирма и кто ею руководит

Торговый реестр ведут суды, общий портал всех федеральных земель - handelsregister.de. С 1 августа 2022 года выписки и документы там можно смотреть бесплатно и без регистрации.

• Название, правовая форма, адрес и предмет деятельности.
• Кто руководит фирмой (Geschäftsführer, Vorstand), кто имеет право подписи и прокуру (Prokura).
• Уставный капитал GmbH или AG.
• Ликвидация, открытие процедуры банкротства, удаление фирмы из реестра.
• Документы в разделе DK: устав и список участников GmbH (Gesellschafterliste).

Кроме текущей выписки (AD) есть хронологическая (CD): в ней видны прежние руководители, адреса и названия. Частая смена директоров и адресов, минимальный капитал при крупных обещаниях - повод присмотреться внимательнее. Учтите, что мелкие предприниматели (Kleingewerbetreibende) не обязаны регистрироваться в торговом реестре, поэтому их там может не быть.

Годовая отчётность: Unternehmensregister и Bundesanzeiger

Капитальные общества, например GmbH и AG, обязаны раскрывать годовую отчётность. Отчёты за годы, начавшиеся с 1 января 2022 года, подаются в Unternehmensregister (unternehmensregister.de), более ранние публиковались в Bundesanzeiger (bundesanzeiger.de). Опубликованные отчёты можно смотреть бесплатно.

• Отчётность раскрывают не позже 12 месяцев после окончания финансового года, поэтому свежих цифр в реестре обычно нет.
• Малые фирмы подают только баланс и приложение, без отчёта о прибылях и убытках.
• Микрофирмы могут сдать баланс лишь на хранение (Hinterlegung): его выдают по запросу, после регистрации и за плату.

Тревожные признаки: отчётность не подана за несколько лет или в балансе есть строка «Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag» - убытки превысили собственный капитал.

Transparenzregister: кто реально стоит за фирмой

В Transparenzregister (transparenzregister.de) собраны данные о конечных владельцах фирм (wirtschaftlich Berechtigte). Раньше заглянуть в него мог любой желающий, но после решения Суда ЕС от 22 ноября 2022 года свободный доступ закрыт.

• Ведомства видят реестр полностью. Банки, нотариусы, аудиторы и другие лица, обязанные по закону об отмывании денег (GwG), - в рамках проверки своих клиентов.
• Всем остальным нужно зарегистрироваться на портале и в заявке обосновать законный интерес.
• Законный интерес признают прежде всего, когда фирма проверяет данные о самой себе, а также у журналистов и общественных организаций, которые работают по теме отмывания денег.
• Даже при одобренной заявке видна только часть данных: имя, месяц и год рождения, страна проживания, гражданство, вид и размер участия. Выписка платная.

Поэтому для обычной проверки партнёра перед сделкой этот реестр сейчас, как правило, закрыт. Участников GmbH можно увидеть в списке участников в Handelsregister, но там указаны только прямые участники: если доля оформлена на другую фирму, цепочку приходится разбирать отдельно.

Insolvenzbekanntmachungen: банкротства

Суды публикуют сведения о процедурах несостоятельности фирм и частных лиц на официальном портале insolvenzbekanntmachungen.de. Поиск бесплатный.

• Фирмы и предпринимателей можно искать свободно.
• По частным лицам, которые не вели собственного дела, свободный поиск работает только две недели после публикации. Дальше нужно знать суд и фамилию, место жительства или номер дела.
• Публикации удаляются не позже чем через шесть месяцев после завершения процедуры, поэтому старые банкротства здесь уже не найти.

Открытие процедуры банкротства вносится и в Handelsregister, так что эти два источника стоит сверять.

Schuldnerverzeichnis: реестр должников

Центральный реестр должников ведут суды федеральных земель, доступ к нему - через портал vollstreckungsportal.de. Туда вносят людей и фирмы, если, например, должник не раскрыл своё имущество судебному исполнителю (Gerichtsvollzieher) или взыскание по его имуществу заведомо не покроет долг. Вносят и тех, кому суд отказал в открытии банкротства из-за отсутствия имущества.

• Смотреть реестр может только тот, кто укажет законную цель из перечня § 882f ZPO. Одна из них - предотвратить экономический ущерб от того, что должник не платит по своим обязательствам.
• Нужна регистрация на портале: подтверждение по e-mail и PIN-код, который приходит обычной почтой, либо вход через немецкое электронное удостоверение личности.
• Запрос стоит 4,50 € - даже если записи не нашлось. Оплата банковской картой.
• Запись удаляется через три года, поэтому старые долги реестр не покажет.

Запись в реестре - серьёзный сигнал, но её отсутствие не значит, что долгов нет. О справке SCHUFA, бизнес-справках и проверке долгов частных лиц - в статье о проверке долгов в Германии.

Что проверяют в первую очередь

• Совпадают ли данные в договоре с реестром: название, адрес, кто подписывает.
• История руководителей: другие компании, в том числе закрытые и обанкротившиеся.
• Реальность адреса и деятельности.
• Судебные и публичные споры, если они освещались.
• Сигналы в отзывах и в прессе, которые стоит перепроверить.
• Реестры товарных знаков и патентов, если речь о правах на продукт.

Когда это особенно нужно

• Перед крупной предоплатой или поставкой с отсрочкой.
• Перед входом в долю, совместным предприятием или покупкой бизнеса.
• При найме на позицию с доступом к деньгам и данным - в рамках того, что разрешает трудовое право.
• Когда контрагент торопит и давит на скорость подписания: это классический признак риска.

Где проходит граница

Доступ к закрытым государственным базам, банковской тайне, переписке и телефонным разговорам - вне закона. Данные о частных лицах собираются только при наличии законного интереса и в рамках DSGVO. Добросовестное агентство объяснит, что именно и на каком основании оно собирает, и оформит это в договоре.

Чего реестры не покажут

Реестры отражают только то, что уже официально оформлено, и часто с опозданием. В них не видно:

• свежих финансовых проблем: отчётность выходит с задержкой до года, а небольшие фирмы раскрывают минимум;
• долгов, которые не дошли до исполнительного производства, и старых записей, уже удалённых из реестров;
• реальных владельцев за цепочкой фирм, если доступ к Transparenzregister закрыт;
• истории руководителей в одном месте: с какими фирмами они были связаны раньше и чем это закончилось;
• работает ли фирма на самом деле по указанному адресу;
• долгов, банкротств и споров за границей.

Эти пробелы закрывает проверка по открытым источникам (OSINT): сайты, соцсети компании и её руководителей, вакансии, публикации в прессе, отзывы клиентов и бывших сотрудников, архивные версии сайта. По отдельности это мелочи, вместе - картина: как давно компания реально работает, совпадают ли заявления с фактами, нет ли следов проблемных историй.

Мы проверяем фирмы и людей по открытым источникам и реестрам. Стоимость OSINT-проверки - от 700 € за человека, результат - письменное заключение, которое можно приложить к решению совета или показать адвокату. Подробнее - на странице OSINT-проверки людей и компаний.

Если проблема уже внутри вашей фирмы (утечки, кражи, работа сотрудника на конкурента), поможет направление «Сотрудники и бизнес».